»Дебиторская задолженность — это работа не с цифрами и таблицами, а с людьми»
IT-инструменты, которые использует Филипп Щиров
- Трелло
- Асана
- Увеличить
«Попасть в положение» и дать потенциальному клиенту отсрочку платежа — устоявшаяся практика в бизнесе. Многие крупные компании вообще не работают с подрядчиками без отсрочки платежа. Но любая дебиторская задолженность – это головная боль для компании и возможные проблемы с кассовым разрывом. О том, как работать с претензиями, порталу Biz360.ru рассказал директор службы «Алтап» Филипп Широв.
Досье
Филипп Широв — предприниматель из Нижнего Новгорода, сооснователь и директор облачного сервиса 1С Альтап, эксперт в области электронного документооборота.
Отслеживание просроченной дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это все долги других организаций или частных лиц перед вашей компанией. Он бывает двух типов. Пока не наступил согласованный срок оплаты товаров или услуг, формируется «обычная» претензия. Например, если вы выполнили услуги, а клиент по условиям договора оплатит их позже. Если платеж не получен в установленный срок, такая задолженность уже подлежит оплате.
Для бизнеса вполне естественно, если торговая дебиторская задолженность составляет 10-25% оборотных активов компании. При увеличении процента дебиторской задолженности критически возрастает вероятность провоцирования кассового разрыва.
Кассовый разрыв – это ситуация, когда у компании не хватает средств для погашения обязательных платежей. Другими словами, налицо временная нехватка денег. Главная опасность кассового разрыва в том, что он может стать постоянным: доходов компании хватает для оплаты всех обязательств, но средства поступают нерегулярно и часто — позже того момента, когда они вам понадобятся для погашения собственных обязательств. Компании необходимо занимать деньги, чтобы погасить задолженность перед своими подрядчиками и командами.
При решении проблемы с дебиторской задолженностью усилия должны быть направлены не на ее решение, а на недопущение такой ситуации, когда необходимо построить эффективную систему работы с дебиторской задолженностью в компании. Тогда для взыскания долга необходимо обращаться за помощью к юристам только в крайнем случае.
Построить план работы по возврату платежей в компании
Переключитесь на еженедельный контроль дебиторской задолженности, чтобы не было проблем с неравномерными платежами при критической ситуации в конце месяца. В малых и средних компаниях нет необходимости устанавливать специальные программы для отслеживания дебиторской задолженности, достаточно обычной CRM-системы или специализированной программы 1С. Впишите в них даты, когда клиент обещал перевести деньги, а в случае неполучения средств напомните о платеже именно в этот день.
Так, для отслеживания дебиторской задолженности в платежном календаре 1С есть функционал планирования и контроля суммы остатков денежных средств в кассе и на расчетных счетах. Посмотреть отчеты по задолженностям можно во вкладке «Менеджеру» → «Планирование» → «Платежный календарь».
Иногда причиной задержки платежа может быть смена приоритетов: компания не планирует пользоваться вашими услугами в ближайшее время и направляет деньги на более срочные нужды. Например, уплата налогов, выплата заработной платы работникам. Тогда задача наших менеджеров — снова продать услуги компании, убедить их в том, что работать с нами выгодно для их бизнеса.
Аккуратно напоминайте клиентам об оплате
Конечно, некоторые клиенты не оплачивают счета вовремя, а не по злому умыслу или холодному расчету. Причины задержки платежа разные. Например, у клиента сезонный бизнес, или он сам ждет оплаты дебиторской задолженности.
Трудности в бизнесе клиента будут постепенно разрешаться, но восстановить испорченные отношения с ним будет сложно, а иногда и невозможно. Поэтому важно сочувствовать проблемам клиента, относиться к ним с пониманием, общаться уважительно, а не на повышенных тонах.
Мы работаем с клиентами, которые задерживают оплату по дебиторской задолженности, в следующем порядке:
-
Шаг 1. Сначала звоним клиенту и спокойным доброжелательным тоном интересуемся, почему деньги не поступили и когда он оплатит услуги. Если клиент объяснит причину и назовет дату возврата, мы еще раз напомним вам об оплате. Иногда у клиента проблемы в бизнесе, и он эмоционально реагирует на разговор: повышает тон разговора, не хочет объяснять причину неуплаты. Наш менеджер дает ему возможность высказаться и пытается его успокоить. Если клиенту нужно два-три месяца для погашения долга, просим написать гарантийное письмо.
-
Шаг 2. Если гарантийное письмо не помогло оплатить претензию, мы вышлем официальное письмо-предупреждение. В него вводим информацию о сумме платежа и номере счета, а также условия платежа. Как правило, демонстрация серьезности намерений вернуть долг помогает вернуть его.
-
Шаг 3. Передаем работу с клиентами, у которых накопилась большая сумма дебиторской задолженности, руководителю отдела продаж, чтобы не отвлекать сотрудников от основной деятельности. Для общения с такими контрагентами можно привлечь юриста или бывшего судебного пристава, они помогут подготовить документы для дальнейшего разбирательства.
Резюме
предоставление возможности отсрочки платежа является необходимой мерой для бизнеса. Отсрочка платежа помогает выжить на высококонкурентном рынке, получить крупного клиента, предоставив ему специальные условия оплаты, или закрепиться в нишах при выходе на новый рынок.
Возврат дебиторской задолженности не работает с цифрами и таблицами. Это работа с людьми. В бизнесе важно поддерживать отношения с клиентами, чтобы продолжать работать с ними в будущем. Основные этапы работы с клиентом, который задерживает оплату дебиторской задолженности, мы собрали в таблицу. Будем рады, если он будет полезен для вас.
